科技档案整理的方法步骤

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  • 生成日期:2015-04-22
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科技档案整理的方法步骤

一、科技文件材料和科技档案的定义及特点

1、科技文件材料:是记录和反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的文字、图表、声像等不同形式技术文件的总称。

2、科技档案:是国家机构、社会组织、企事业单位及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应归档保存的科技文件材料。

3、科技档案的特点表现为:专业技术性、成套性、现实性(动态性)、广泛多样性、保密性。

二、 科技档案的种类和内容构成

(一)、工业生产技术档案及其内容构成

工业生产技术档案主要是工业产品档案,它是在工业产品的设研制和生产、制造活动中形成的科技档案。特点之一是以型号成套。一个型号产品的档案,是具有有机联系的整体。

(二)、农业科技档案及其内容构成

农业科技档案是在农、林、牧、渔各业的生产技术活动中形成的档案。农业科技档案种类繁多,综合性较强。包括种子档案、作物栽培档案、植物保护档案、林业档案、畜牧档案、水产档案及农业生态环境和农业区划档案等。

(三)、基本建设档案

基本建设档案是指各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程所形成的科技档案。具体到一个项目来说,是指在整个建设项目的酝酿、决策到建成投产(使用)的全过程中形成的、应归档保存的文件材料。其特点是以工程项目成套,是有机联系的整体。

(四)、设备仪器档案

设备仪器档案是指各种器械设备和仪器仪表的档案材料。其特点是以型号成套,同一型号的设备或仪器的档案材料是一个有机联系的整体。实际工作中,一般单位,特别是企业的设备仪器档案,主要有以下几种:外购设备档案、自制设备档案、与基建工程连在一起的设备档案。

(五)、科学技术研究档案

科学技术研究档案,是指在自然科学技术研究活动中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的文件材料。基本特点是以课题成套,一个科研课题的档案材料,是具有有机联系的整体。

(六)、专门技术档案

所谓专门技术档案,是指在某些专门技术活动中形成的科技档案,主要包括:

1、地质档案,是地质工作活动的记录和成果,它是在地质调查研究、矿产勘探等活动中形成的科技档案。地质档案一般可划分为:区域地质调查档案,固体矿产地质档案,石油地质档案,海洋地质档案,物探和化探档案,水文地质和工程地质档案。

2、测绘档案,是大地测量和地图绘制活动中形成的科技档案。是测绘活动过程和测绘成果的直接记录。按照使用性质的不同,测绘档案一般分为基本测绘档案,专业测绘档案、特业测绘档案和现势参考档案。

3、环境保护档案,是环境管理和环境监测活动的直接记录,包括环境管理档案和环境监测档案两个基本部分环境管理档案主要有环境保护法规性文件和环境保护规划文件;环境监测档案,主要有环境监测计划、月报、年报、年鉴及环境质量报告书,环境监测技术方案及审定意见,环境监测记录和技术总结,工业、农业、交通、生产等污染调查和评价文件等。

4、气象档案,是在气象观(探)测、气象预报和气象业务技术管理活动中形成的科技档案。包括:包括气象记录档案,气象业务技术和服务档案,气象业务技术管理档案。

5、天文档案,是在天文观测、研究活动中形成的科技档案。主要包括3种成分,一是在天文观测活动中形成的各种原始记录、图表和照片;二是根据原始记录,经过综合、分析整理的各种定期报表和图件;三是观测规范和仪器设备的常数记载文件。

6、水文档案,是在水文观测(测验)和水情预报等水文工作活动中形成的科技档案。其主要内容有:站网规划和测站文件、水文测验文件、水情预报文件。

7、地震档案,是在地震监测、地震分析研究和地震预报活动中形成的科技档案。主要有地震监测和分析预报档案

三、科技档案的收集工作

(一)、收集工作的要求

基层档案部门在进行科技档案的收集工作时,一要注意在法律法规的指导下进行收集,遵循集中统一管理的原则;二要遵循科技档案的自然形成规律,确定适当的收集归档制度;三要保证科技档案的质量,保证科技档案的完整、准确、系统。

(二)、收集科技档案的方法及措施

1、按归档制度接收科技文件归档。2、制订严格明确的岗位职责。3、明确档案部门参与各类技术活动。4、要将科技档案的收集工作实行“三纳入”管理,纳入计划、岗位职责、工作程序。

四、科技档案整理工作的原则

遵循科技档案的自然形成规律,保持科技档案材料之间的有机联系,充分利用档案原有的整理基础,便于保管和利用。

五、科技档案的整理方法

一般讲,基层档案部门对科技档案的整理,大体要经过分类、案卷组织与排列、编目几个环节。

(一)、分类

1、科技档案分类方案也叫分类大纲,是通过文字、数字、代号或图表的形式,将本专业系统或本单位科技档案分门别类组成的体系方法。

2、科技档案分类的基本要求:1)要符合档案形成和形成单位科技活动的性质和特点把不同种类的科技档案采取不同的分类方法。2)一个单位和一个专业系统同一科技档案的分类标准应该一致。3)分类的层次要简明不宜过多过繁。4)分类应力求按专业系统实现标准化。

3、一级类目:科技文件材料

4、二级类目分为:科研文件材料、基建文件材料、设备文件材料

5、三级类目:1)科研文件材料分为:科研管理和科研项目(课题)两类。2)基建文件材料分为:若干工程项目类。3)设备文件材料分为:若干设备类。

6、分类的方法

1) 工程项目分类法。它适用于对基本建设工程档案的分类,就是在本单位全部基建档案范围内,以工程项目为分类单元,划分科技档案的类别。

2) 型号分类法。它适用于产品档案和设备档案的分类,就是以各个型号的产品或设备为分类单元,划分科技档案的类别。

3) 课题分类法。适用于对科研档案的分类,以各个独立的研究课题为分类单元,划分科技档案的类别。

4) 专业特征分类法。按照科技档案所反映的专业性质划分科研档案的类别。

5   地域特征分类法。根据科技档案内容所反映的地域特征划分科技档案的类别。

6   时间特征分类法。按科技档案内容所反映的时间特征划分科技档案的类别。

以上几种基本方法,在实际应用时,可根据具体情况,结合其中几种灵活运用。基本建设档案的分类,具体到不同单位和不同基建项目,其档案主要有性质——工程项目分类法、流域——工程项目分类法。产品档案的分类,由于产品种类繁多,各种产品代号也不尽相同,因此在型号分类法的基础上,派生出许多具体分类方法,比较常用的有使用性质——型号分类法、系列——型号分类法、年度——纱号分类法。设备档案的分类,根据组织形式和设备类型的不同,设备档案具体的分类主要有性质——型号分类法、工序——型号分类法。科研档案的分类方法主要有学科——课题分类法、专业——课题分类法

(二)案卷组织与排列

案卷是一组具有有机联系、价值相同、密级相同的科技文件的最小集合体。科技文件材料按其结构或阶段分别组卷,成套科技文件材料可不拆散组卷。常用的案卷组织方法有以下几种:按结构组织案卷、按子项或子课题组织案卷、按工序或阶段组织案卷、按专业组织案卷、按问题组织案卷、按名称或文件性质组织案卷。

1、科研管理文件材料按科研发展规划、计划及执行情况,人员培养与交流、考核与晋升,科研经费管理,科研用房、设备管理,科研成果,学术交流等组卷。

2、科研项目(课题)按项目申报与审批文件,计划任务书、委托书,项目课题报告、调研报告、方案论证、实验报告、专利申请、设计文件、项目总结、鉴定验收总结、成果和奖励申报及审批材料、成果推广应用等文件材料组卷。

3、基建文件材料按基建文件材料形成阶段组卷。一般按项目的请示与批复,可行性研究报告,设计、招标、施工、竣工组卷。

4、设备文件材料按设备购置、安装、使用、维修过程组卷。

文件排列方法:

1、科研类案卷按项目(课题)准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。

2、基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。

3、设备类案卷按设备依据性材料、开箱验收、安装调试、设备运行、维护等排列。

4、案卷内管理性文件材料按问题、时间或重要程度排列。

5、案卷内科技文件材料排列文字在前、图样在后、有译文的外文在后、译文在前。

科技文件的排列应注意:图样材料的排列。有两种情况:一是对于有图样目录的图纸,可以按图样目录的顺序进行排列;二是对于没有图样目录的图纸,可以按总体与局部的关系排列。

(三)、编写页号、件号

1、页号的编制分为两种:1)原来有连续编制的页号,可不重新编制页号;2)以前没有页号的,应按文件材料顺序编页号,正面书写的编在右下角、背面书写的编在左下角。

2、不装订文件还应在卷内每份文件材料首页上端加盖“归档章”,并逐件编件号。

全宗号

类别与目录号

案卷号

件号

(四)、填写卷内目录

卷内目录由序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号、备注组成。

序号:按卷内文件材料排列先后排序从“1”依次标注序号。

文件编号:填写文件的文号或图样图号。

责任者:填写编制单位或个人名称

文件材料题名:填写标题的全称,重新拟写标题加“[]”号。

日期:用8位阿拉伯数字填写文件形成时间。

页号:填写每份文件材料首页的页号,最后一份填写起止号。

备注:填写文件材料需要补充说明的情况。

(五)、拟写案卷题名

案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容,一般由三部分组成,一是项目名称,即案卷内科技文件所属工程、产品、课题或设备等的名称。二是案卷内科技文件的内容特征,如机械产品某组成部分(结构特征),工程设计某设计阶段(阶段特征)或某专业(专业特征)的科技文件。三是科技文件名称特征,如图样、说明书、计算书、实验记录、成果报告等。拟定案卷题名,要注意概括性,做到文字简练,表达准确,不可繁杂冗长,防止卷内科技文件名称和简单罗列;同时要注意完整性,能够恰当地揭示案卷的内容和成分,避免不适当的简化。

(六)、填写备考表

用来记载说明归档前和归档后案卷内科技文件基本情况和变化情况的一种工具。它对于案卷的保管和使用,乃至鉴定和统计都有一定的作用。备考表的项目主要包括两个部分:一部分是对组织案卷时,卷内科技文件基本情况的有关记载和说明,如图样、照片、文字材料等数量的记载,以及归档单位或案卷组织者对卷内科技文件完整、准确情况的说明。另一部分是科技文件归档后,在科技档案管理工作过程中,对有关该案卷变化情况的记载和说明。备考表排列在案卷内科技文件的尾页之后。

(七)、编制案卷封面

1、案卷题名 2、立卷单位 3、起止日期 4、保管期限 5、密级(按三个密级)6、案卷脊背项目的填写与封面栏目一致;有案卷题名和档案号7、档号编制:1)档号编制与分类方案的结构层次相一致,由“全宗号—类别与案卷目录号—案卷号”组成。在编制档号时,首先要编制同科技档案分类有关的代字、代号表,然后进行具体编制。2)档案馆(室)号,填写国家给定的本档案馆(室)的编号;3)缩微号,填写缩微时给定的本案卷的编号。

(八)、装订

有装订和不装订两种。装订采用“三孔一线”不要压住字迹、不漏页和倒页。

(九)、编制检索工具:主要编制科技档案分类案卷目录由档号、题名、保管期限、件数、页号、备注组成。