对“卷”改“件”后档案利用的关注点

  • 公开方式:主动公开
  • 信息索取号:B27510-0203-2015-0002
  • 公开时限:常年公开
  • 公开范围: 面向全社会
  • 生成日期:2015-08-12
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后档案利用的关注点
2000126国家档案局批准了《归档文件整理规则》(以下简称规则),并于200111正式实施。如今《规则》颁布实施已经推行14年,以“件”为单位整理的档案逐步进馆。这就要求档案人员了解以“件”为整理单位档案的特点,更加注重工作细节,更好地为利用者提供优质高效的服务。

    一、紧紧抓住提高检索质量这个关键

    档案检索贵在于准、全、系统成套。由于文书档案“一事一文”的特征非常明显,以“件”为单位整理的档案查找起来相对简捷。需要注意的是,文书档案中也有“一事多文”的形式,如一次会议、一项活动、一个事件中产生的文件往往是系统相关的。实际工作中,进馆的档案数量较多,也难免会存在将这种文书档案拆散,与“一事一文”的文书档案相并列的情况。这就容易割裂成套性档案中文件的有机联系,使档案的历史价值受到损害,同时降低检索质量。此外,《规则》规定:一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文可为一件。了解了这些情况,就可以在档案利用服务中,帮助利用者采用多种不同的检索方法查找所需档案,提高检索的查全率、查准率。

    二、注重填写调卷单这个细节

    由于之前利用者利用档案时填写的大多是以“卷”为单位的档案的档号,所以要注意引查档者合理填写以“件”为单位的档案的档号。这就需要档案人员了解归档文件的分类方法。

    《规则》提供了年度、保管期限、机构(问题)三种分类方法。这就可以组合成多钟复式的分类法,其中年度、保管期限是必选项。目前进馆档案都采用复式分类法,现以“年度-保管期限-机构(问题)”和“保管期限-机构(问题)-年度”为例介绍。

    1、按“年度-保管期限-机构(问题)”分类

    如果要查的档案是XX全宗,年度为2005年,保管期限为永久,机构为机关党委的第2件档案,调卷单上就可以这样写“XX-2005-永久-机关党委-002

    需要注意的是,采用“年度-保管期限-机构(问题)”的单位往往先依据“年度”作第一次分类后又依据“保管期限”作第二次分类。在填写调卷单时,如果不注意这个细节,少写或错写其中一个信息,就难以准确调出档案。

    2、按“保管期限-机构(问题)-年度”分类

    如果要查的是XX全宗,保管期限为永久、机构为办公室,年度为2006年的第10件档案,调卷单上就可以这样写“XX-永久-办公室-2005-010

    当然,如果不了解某个全宗的归档文件分类法,只要将全宗号、年度、保管期限、机构(问题)写全,档案人员也可以根据这些信息结合调卷经验对归档文件进行实体查找,那样效率可能会低一些。  

    三、要格外注意对档案原件的保护

    《规则》未对装订方法和装订用品作出统一规定,只是原则上要求“便于保管利用”和“装订材料等应符合档案保护要求”。进馆归档文件的装订方式也是多样化的。有的采用“三点一线”的装订方式(又分左侧和左上方两种样式),有的对文件不做打孔装订而是按《规则》要求排列顺序后袋装,也有对单份文件采用不锈钢订书针等便于拆装的方式。

    事实上,单份文件装订保管在便利于检索、数字化的同时也存在着文件易损、易乱、易移位等问题。因此,在档案利用过程中更要格外关注对档案原件的保护。档案人员要增强责任心以防档案损毁、丢失和移位造成的死档问题。比如,调档和还档时,要反复检查档案的数量、页数等是否完好无缺、排列有序,还档时要反复检查本件档案与前后文件是否对应;借出利用时可以采用专门的借阅夹来防止借阅时的易损易丢问题;复制档案完毕要及时收取,以免丢失污损;经常借出和复制的档案可以考虑制作档案文集以免过度借阅缩短档案寿命等等。在归档文件数字化之前,这些办法也不可能全部解决文件级档案管理带来的问题,但是可以使们在现有基础上把工作做得更细致更完善。

    遵循档案工作的基本规律,尊重档案实体的进馆结构,不断总结提高,使档案工作逐步走向完善,才能充分发挥档案的作用,更好地满足社会对档案信息的需求